Entwicklung und Verprobung Föderaler Referenzarchitekturen am Beispiel des Antragsmanagements
Ersteller
FITKO Architekturmanagement
Erstellungsdatum
13.11.2023
Welcher IST-Zustand stellt aktuell welche/s Problem/e dar (siehe Steckbriefvorlage)?
Im Rahmen der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen fehlt es an einer durchgängigen fachlichen Ende-zu-Ende-Betrachtung der damit verbundenen Aktivitäten und Artefakte. So sind u.a. essentielle funktionale Bausteine bislang nicht detailliert, der aktuelle IT-Bebauungszustand und die IT-Zielbebauung (bspw. hinsichtlich Basiskomponenten, Datenstandards und fachlichen Architekturbausteinen) nicht dokumentiert, relevante Anforderungen und Vorgaben für die Architektur und Architekturmuster nicht vereinbart und auch zielgruppengerechte Sichten und Auswertungen nach definierten Aspekten nicht möglich.
Wer ist von dem Problem betroffen (siehe Steckbriefvorlage)?
Akteure im IT-Planungsrat und bei Bund, Ländern und Kommunen auf folgenden Ebenen:
- Entscheidungsebene
- Planungsverantwortliche für Standardisierung und IT-Architektur
- Projekt- und Verfahrensverantwortliche (OZG-Umsetzungsvorhaben)
- Verantwortliche für Produkte und Standards des IT-Planungsrates
Warum tritt das Problem auf (siehe Steckbriefvorlage)?
Siehe oben IST-Zustand
Welches Ergebnis soll im Vorhaben erarbeitet werden? (siehe Steckbriefvorlage)?
Am Beispiel der Referenzarchitektur Antragsmanagement sollen die methodische Erstellung von Referenzarchitekturen erprobt sowie initiale Inhalte für die Referenzarchitektur Antragsmanagement erarbeitet werden. Darüber hinaus geht es um die Abstimmung nachhaltiger Weiterentwicklungs- und Pflegeprozess für die Bestandteile der Referenzarchitektur. Es existieren klare Einsatzszenarien, wie die Referenzarchitektur Zielgruppen (Entscheidungsträger, bei ihren Planungs- und Entwicklungsarbeiten) unterstützt. High-Level Bestandteile wie bspw. Wertschöpfungsschritte und Funktionen sind mit allen relevanten Beteiligten und der Entscheidungsebene abgestimmt.
Welche Bestandteile muss das Ergebnis umfassen (siehe Steckbriefvorlage)?
- Methodischer Grundlagen und Metamodell (inkl. Glossar) sind erarbeitet und im Föderalen Entwicklungsportal veröffentlicht.
- Benötigte Architektursichten und Auswertungen für die Referenzarchitektur sind zusammen mit Zielgruppen erarbeitet und validiert. Eine Beschreibung der Sichten und Auswertungen ist zusammen mit den methodischen Grundlagen im Föderalen Entwicklungsportal veröffentlicht.
- Informationen und Modelle der Referenzarchitektur sind im EAM-Tool erfasst.
- Detailliertere Informationen wie Detailprozesse, Standards und Lösungsbausteine (bspw. Basiskomponenten wie Nutzer:innenkonten oder Postfächer und Produkte) sind erfasst und auf Basis der fachlichen Inputs validiert.
- Aufbauend auf Rahmenbeschreibungen (Strategische Zielbilder und strategische Dokumente wie die föderalen IT-Architekturrichtlinien) und fachlichen Inputs (Expertenaussagen und bestehenden Prozess-betrachtungen) ist eine High-Level Beschreibung der Referenzarchitektur (Wertschöpfungskette, Fähigkeiten, fachliche Funktionen, zentrale Geschäftsobjekte) beschrieben.
- Zwischenergebnisse wurden dem Architekturboard und der AL-Runde vorgestellt.
- Das weitere Prozessvorgehen für die Ausarbeitung von Migrationsplanungen und Detailartefakten (wie bspw. Prozessmodell oder Architekturmuster) mit Expertengruppen ist definiert und Prozesse für die dauerhafte Pflege und Weiterentwicklung der Referenzarchitektur und ihrer Elemente sind definiert und abgestimmt.
Relevante Links und Bemerkungen
- Link zum aktuellen Steckbrief: https://3-mid-st.mvdc.dphoenixsuite.de/nextcloud/s/ijtkyyS9kC5np49
- Link zur Umsetzungsplanung: https://3-mid-st.mvdc.dphoenixsuite.de/nextcloud/f/437972
Abgrenzung zu anderen Vorhaben des FIT-AB
Als konkreten Pilot-Use-Case zur Evaluierung unserer Methodik wurde vereinbart, die Fragestellung aus dem Vorhabenssteckbrief „Medienbruchfreie bilaterale Kommunikation zwischen Antragsteller:in und Behörde“ ( #3) zu beleuchten und in Form eines Architekturmusters als Teil der Referenzarchitektur Antragsmanagement zu bearbeiten.
Im Vorhaben „Zielbild OZG-Rahmenarchitektur“ ( #4) werden derzeit Föderale Architekturprinzipien, Zielbilder und Definition der Nutzenden- bzw. Prozessteilnehmenden erarbeitet. Die Ergebnisse des Zielbild-Vorhabens fließen direkt in dieses Vorhaben ein.
In der 16. Sitzung des FIT-AB am 31.07.2023 stellte das FITKO-Architekturmanagement einen Vergleich bestehender Postfach- und Kommunikationslösungen vor, der im Nachgang der Sitzung auf Wunsch der Teilnehmenden evaluiert und qualitätsgesichert wurde. Die Ergebnisse dieser Auswertung können direkt in das Vorhaben zur Erarbeitung der Referenzarchitektur für das Antragsmanagement einfließen.
Eckdaten Umsetzungsplanung (siehe Vorlage Umsetzungsplanung)
- Federführung:
- Bearbeitung/ Umsetzung durch:
- Aufwand/ Umsetzungsdauer:
- Start der Umsetzung: