Statusmonitor
Ersteller
Selina Seiffert (BMI/DV II 2)
Erstellungsdatum
19.05.2023
Welcher IST-Zustand stellt aktuell welche/s Problem/e dar (siehe Steckbriefvorlage)?
Wenn ein Antragstellender heute Anträge an die öffentliche Verwaltung stellt, steht ihm/ihr keine Übersicht zur Verfügung, die ihm/ihr in einfacher Art und Weise anzeigt, welche Anträge gestellt wurden und was der Bearbeitungsstand des Antrags ist. Dies gilt insbesondere für online gestellte Anträge. Die Folge dieser mangelnden Transparenz sind zusätzliche Aufwände durch vermeidbare Nachfragen und eine schlechte Außenwirkung der Verwaltung. Darüber hinaus sind insbesondere folgende rechtliche Grundlagen zu berücksichtigen, welche derzeit nur unzureichend erfüllt werden: Die EU-Verordnung über die Einrichtung eines einheitlichen digitalen Zugangstors zu Informationen, Verfahren, Hilfs- und Problemlösungsdiensten und zur Änderung der Verordnung Nr. 1024/2012 (SDG-Verordnung) regelt in Artikel 6 b), 6 c) und 6 d), dass bei denjenigen Verfahren, die vollständig online bereitzustellen sind, Nutzerinnen und Nutzer, […] eine automatische Empfangsbestätigung erhalten, es sei denn, das Ergebnis des Verfahrens wird sofort übermittelt […].“ Auch ist hier vorgesehen, dass nicht nur das Ergebnis des Verfahrens übermittelt werden, sondern Nutzerinnen und Nutzer „[…] eine elektronische Benachrichtigung über den Abschluss des Verfahrens erhalten […]“ sollen. In § 71d Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG)2 ist geregelt, dass die zuständigen Behörden erforderliche Informationen zum Verfahrensstand zur Verfügung stellen. Das E-Government-Gesetz des Bundes (EGovG) sieht in § 9 (1) vor, dass Informationen zum Verfahrensstand „auf elektronischem Wege abgerufen werden können“.
Der IT-Planungsrat hat mit dem Beschluss 2018/40 vom 25.10.2018 festgelegt, dass ein Konzept für die Funktion „Statusmonitor“ erarbeitet werden soll, worauf das FIT-AB am 14.03.2022 die AG „Eckpunkte Statusmonitor“ mit der Erstellung eines Orientierungsdokuments zum Statusmonitor beauftragt hat. In seinem Beschluss vom 18.04.2023 hat das FIT-AB das Thema wieder aufgegriffen und das BMI gebeten, das Orientierungspapier in enger Abstimmung mit der FITKO in ein Feinkonzept zu überführen sowie den Umsetzungsweg auf Basis der vom Bund verantworteten Anwendungen im Rahmen der skizzierten PoCs aus dem Orientierungspapier zu erproben.
Wer ist von dem Problem betroffen (siehe Steckbriefvorlage)?
Alle Antragstellende, die online Anträge an die öffentliche Verwaltung stellen. Das betrifft sowohl Bürgerinnen und Bürger als auch Unternehmen und Organisationen.
Warum tritt das Problem auf (siehe Steckbriefvorlage)?
Die Bearbeitung von online gestellten Anträgen an die Verwaltung erfolgt dezentral in den jeweils dafür vorgesehenen Anwendungen. Stand heute gibt es keine einheitlichen Standards und Schnittstelle zur Kommunikation über den Stand der Bearbeitung an den Antragstellenden.
Welches Ergebnis soll im Vorhaben erarbeitet werden? (siehe Steckbriefvorlage)?
Dokumentation der Ergebnisse des PoC auf Basis BundID/ZBP einschließlich einer Empfehlung für das weitere Vorgehen. Die Ergebnisse umfassen insbesondere eine Bewertung der technischen Machbarkeit, der Akzeptanz durch die Fachverfahren und des Feedbacks aus Anwendersicht. Die Empfehlung enthält eine Dokumentation der für einen produktiven Einsatz noch zusätzlich umzusetzenden Anforderungen, Best Practices für die Umsetzung des Statusmonitors in anderen Postfächern und Empfehlungen für den Roll-out.
Welche Bestandteile muss das Ergebnis umfassen (siehe Steckbriefvorlage)?
Das Ergebnis soll folgende Bestandteile umfassen:
- Fachliche Definition der Inhalte der Statusnachrichten
- Nachnutzbare technische Definition der Statusnachrichten
- Feinkonzept zum PoC auf Basis BundID/ZBP mit Trennung der generischen Beschreibung unabhängig vom konkreten Postfach und den Spezifika für den PoC auf Basis BundID/ZBP
- Oberflächen Mock Ups für die Darstellung des Statusmonitors im Frontend zum Benutzerkonto
- Testbarer PoC in einer geeigneten Testumgebung
- Releasekonzept für die Statusnachrichten-Schnittstelle
- Dokumentation der Ergebnisse des PoC auf Basis BundID/ZBP einschließlich einer Empfehlung für das weitere Vorgehen wie oben beschrieben Die übergreifende Qualitätskontrolle erfolgt gemeinsam durch BMI und FITKO auf Basis folgender Basis:
- Reviews der genannten Dokumente
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- Bzgl. fachlicher und technischer Schnittstellen-Definition, Feinkonzept und Releasekonzept: Feedback der beteiligten Projekt-Partner (Nutzerkonto/Postfach und Pilot-Fachverfahren)
Relevante Links und Bemerkungen
Link zum Steckbrief: https://3-mid-st.mvdc.dphoenixsuite.de/nextcloud/f/294185 Link zum Orientierungspapier: https://3-mid-st.mvdc.dphoenixsuite.de/nextcloud/f/305057 Link zur Umsetzungsplanung: https://3-mid-st.mvdc.dphoenixsuite.de/nextcloud/f/424884
Eckdaten Umsetzungsplanung (siehe Vorlage Umsetzungsplanung)
Umsetzungsplanung nicht erforderlich, da mit der Umsetzung bereits vor Einführung der Umsetzungsplanung begonnen wurde.
- Federführung:
- Bearbeitung/ Umsetzung durch:
- Aufwand/ Umsetzungsdauer:
- Start der Umsetzung: